Opas toimihenkilöille

Tämä opas sisältää ohjeita ja vinkkejä uusille hallituksen jäsenille ja toimihenkilöille.

Hallitus

Puheenjohtaja

Toimintasuunnitelma ja budjetti

Toimintasuunnitelma tehdään vuosittain saman pohjan perusteella ja se hyväksytään yhdistyksen syyskokouksessa. Suunnitelma toimitetaan viranomaisille ja yhteistyökumppaneille. Länsi-Suomen Pelastusalan Liitto ry:lle (LSPeL) toimitetaan toimintasuunnitelman luonnos 15.9. mennessä, vaikka toimintasuunnitelmaa ei olisi vielä kokouksessa hyväksytty.

Budjetti tehdään niin ikään sitä koskevan pohjan mukaisesti ja hyväksytään yhdistyksen syyskokouksessa.

Toimintakertomus

Toimintakertomus laaditaan vuosittain yhdessä sihteerin kanssa sitä koskevalle pohjalle. Toimintakertomus hyväksytään yhdistyksen kevätkokouksessa. Hyväksymisen jälkeen kertomus lähetetään viranomaisille.

Toimintakertomukseen laitettavien tietojen kerääminen kannattaa aloittaa ajoissa. Tietoja kannattaa kerätä viimeisen kokeen jälkeen ja muutenkin vuoden aikana. Tavoitteena on kehittää kyseistä tiedonkeruuta niin, että tiedot kertyisivät keskitetysti ja ajantasaisesti, jotta niiden keräämiseen eri lähteistä ei kuluisi ylimääräistä aikaa.

Yhteydenpito viranomaisiin ja yhteistyökumppaneihin

Puheenjohtaja toimii ensisijaisena yhteyshenkilönä kolmansiin osapuoliin nähden ja muutoinkin ensisijaisena yhdistyksen edustajana.

Sopimukset

Puheenjohtaja vastaa yhdistyksen nimissä solmittavien sopimusten sisällöstä ja toimii ensisisjaisena neuvottelijana niitä solmittaessa. Yhdistyksessä on ainakin seuraavia keskeisiä sopimuksia tai niitä koskevia hankkeita:

Maa-alueiden sopimukset lisätään tämän osion liitteeksi, kun ne on saatu päivitettyä.

Kokousten johtaminen

Hallituksen kokousten esityslistat on toimitettava hallituksen jäsenille luettavaksi ja kommentoitavaksi riittävän ajoissa ennen kokousta.

Yhdistyksen syys- ja kevätkokousten esityslistat tehdään sääntöjen mukaan yhdessä sihteerin kanssa.

Nimenkirjoitus

Asiakirjojen allekirjoittaminen yhdistyksen puolesta tarvittaessa kuuluu puheenjohtajan tehtäviin.

Varapuheenjohtaja

Erikseen määrätyt tehtävät

Varapuheenjohtajalle kuuluvat puheenjohtajan hänelle erikseen osoittamat tehtävät.

Puheenjohtajan sijaistaminen

Varapuheenjohtaja sijaistaa puheenjohtajaa kokouksissa silloin, kun tämä on estynyt.

Sihteeri

Pöytäkirjojen pitäminen

Kokouspöytäkirjojen pitäminen kuuluu sihteerin tehtäviin. Tärkeää on varmistaa se, että päätökset perusteluineen ja vastuunjakoineen tulevat selkeästi kirjatuiksi.

Hallituksen kokousten pöytäkirjat

Hallituksen kokouksen pöytäkirja lähetetään kokouksen jälkeen sähköpostitse hallituksen jäsenille hyväksyttäväksi. Valmiit ja hyväksytyt pöytäkirjat toimitetaan tarpeen mukaan niille vastaaville, joita pöytäkirja joiltain osin koskee.

Pöytäkirjan paperiversio arkistoidaan liitteineen tarkistuksen ja jäsenten hyväksynnän jälkeen Kerosiinitien arkistokaappiin.

Toimintavuoden keskeiset asiakirjat

Toimintavuotta koskevat keskeiset asiakirjat, kuten toimintasuunnitelma, budjetti, vuosikertomus ja hallituksen pöytäkirjat tallennetaan sähköisesti yhdistyksen verkkosivuille hallitusosioon.

Hallituskuulumiset

Kunkin hallituksen kokouksen jälkeen välitetään jäsenistölle hallituskuulumiset, jotka hyväksytetään hallituksella ennen jakelua.

Kirjaamotoiminta

Sihteeri hallinnoi ja tarkastaa info@vspelastuskoirat.com -sähköpostilaatikkoa sekä hoitaa muutoinkin yhdistyksen yleisiä sähköpostiosoitteita. Kontaktointi tarvittavien tahojen kanssa hallituksen puolesta hoidetaan sihteerin toimesta (esimerkkinä koulutusvastaavalle tehtävät koulutuskyselyt).

Yleiseen sähköpostiin tai muutoin yhdistykselle saapuneet viestit jaellaan hallituksen jäsenille riippumatta siitä, onko puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukana alkuperäisessä jakelussa.

Tiedottaminen jäsenasioista

Jäsensihteeriä ja kouluttajia informoidaan sähköpostitse uusista, eronneista ja erotetuista jäsenistä.

Toimintakertomus, toimintasuunnitelma ja SPeKL:n raportti

Toimintakertomus ja -suunnitelma

Hallituksen puheenjohtajan kanssa sovitaan toimintakertomuksen ja -suunnitelman laatimisen työnjaosta. Tavallisesti sihteeri kokoaa rutiininomaiset tiedot.

Luonnokset käsitellään hallituksessa ennen jäsenkokoukseen viemistä. Hyväksytyt kertomus ja suunnitelma toimitetaan Pelastuskoiraliittoon sekä tiedoksi Varsinais-Suomen aluepelastuslaitokselle ja Lounais-Suomen poliisilaitokselle.

Suomen Pelastuskoiraliiton raportti

SPeKL:n raportti on täytettävä sähköinen lomake, jossa raportoitavat tiedot ovat samoja, joita liitetään toimintakertomukseen.

Kerättävät tiedot

Hallituksen kokoonpanon muutokset

Puheenjohtajan kanssa sovitaan, kuka ilmoittaa hallituksen kokoonpanon muutoksista. Ilmoituksia tehdään seuraaville tahoille:

Koulutusyhteyshenkilö

Koulutusyhteyshenkilö toimii yhteyshenkilönä koulutusvastaavalle.

Vastaavat

Koulutus- ja pienryhmävastaava

Koulutus- ja pienryhmävastaava on vastuussa muun muassa tutustumiskurssien ja pelastuskoirakurssien järjestämisestä ja pienryhmien organisoinnista.

Tutustumiskurssit

Tutustumiskurssi järjestetään, kun kiinnostuneita on ilmoittautunut tarpeeksi – yleensä noin 5 kappaletta.

Pelastuskoirakurssit ja muut kurssit

Kurssit järjestetään yleensä jonkun muun vastuuhenkilön kanssa.

Pienryhmät

Muutamaa viikkoa ennen ryhmäjakoa on suoritettava kouluttajien rekrytointi. Tätä varten lähetetään tiedusteluviesti kouluttajien sähköpostilistalle. Tiedustelussa kysytään kouluttajilta toiveita lajista, päivistä, ryhmäkoosta ja muista mahdollisista asioista.

Kun aikataulut ja muut tiedot on kerätty kouluttajilta, laitetaan kooste tiedoksi jäsenistölle ja pyydetään alustavat ilmoittautumiset pienryhmiin. Ilmoittautumiset voi kerätä esimerkiksi sähköpostilla tai verkkolomakkeella.

Lopullinen ryhmäjako tehdään kouluttajien sopiman käytännön mukaisesti.

Valmis ryhmäjako tiedotetaan jäsenille yhdistyksen sähköpostilistalla. Muista laittaa tiedotteeseen mukaan kouluttajien yhteystiedot sekä muutoinkin kaikki pienryhmiä koskeva olennainen tieto. Muotoile sähköposti selkeään ja helposti luettavaan muotoon.

Suunnistusvastaava

Päivä- ja pimeäsuunnistukset

Hälytysryhmässä oleville ja sinne pyrkiville pakollinen päiväsuunnistus järjestetään keväällä ja vastaavasti pakollinen pimeäsuunnistus syksyllä. Suunnistusrata on noin 2 kilometriä pitkä ja sillä on yleensä ollut 4-5 rastia. Suunnistukseen on huolehdittava lupa maanomistajilta.

Ensikertalaisille järjestetään edellä mainituissa suunnistuksissa yhteinen suunnistusilta.

Suunnistuspäivä

Keväällä on yleensä järjestetty suunnistuspäivä, jossa on käyty läpi suunnistuksen teoriaa ja käytäntöä.

Rastirata

Entisen maastokurssin yhteydessä on järjestetty rastirata, jossa kurssilaiset ovat suunnistaneet 4-5 rastia käsittäneen radan, jonka rasteilla on ratkottu Vapepa-aiheisia tehtäviä.

Webmaster

Edellytykset

Webmasterin tehtävä vaatii perehtymistä WordPress-alustan sivustojen muokkausominaisuuksiin, käyttöoikeuksien hallinnointiin sekä muuhun yleiseen WordPress-hallintaan, mutta web- tai sovelluskehitystaustaa taikka muutakaan syvempää perehtymistä ICT-puoleen ei vaadita.

Yhdistyksen verkkosivut

Sisältö

Webmaster huolehtii yhdistyksen verkkosivujen ylläpidosta ja päivittämisestä. Sisällöntuotannosta vastaavat ne, joiden toimialaan kyseisen sisällön tuottaminen kuuluu. Lisättävä tai päivitettävä materiaali toimitetaan Webmasterille valmiiksi muokattuna aineistona esimerkiksi teksti- ja kuvatiedostoina.

Käyttäjät

Sivuston käyttäjätietoja on ylläpidettävä luomalla tarvittaessa uusia käyttäjätunnuksia, poistamalla eronneiden jäsenten tunnuksia ja päivittämällä jäsenten tietoja tarvittaessa.

Säännöllisesti tehtävät päivitykset

Säännöllisesti kotisivuille tehtäviä toimenpiteitä ovat ainakin seuraavat:

Sähköpostilistat

Sähköpostilistoja on luotava ja poistettava tarvittaessa ja niihin liittyviä asetuksia ja jäseniä hallinnoitava tarpeen mukaan.

Clubmaster

Clubmaster vastaa MyClubin hallinnoinnista ja ylläpidosta. Tehtävä vaatii ylläpitäjän oikeudet MyClubiin sekä perehtymisen kyseisen palvelun toimintaan. Erityisiä ICT-taitoja ei vaadita.

Myös jollakulla toisella on aina oltava ylläpitäjän oikeudet MyClubiin niitä tilanteita varten, jossa clubmaster on estynyt hoitamasta tehtäväänsä tai häntä on muutoin tarpeen sijaistaa. Pääsääntöisesti toisen ylläpitäjän tulisi olla webmaster, mutta tarvittaessa myös muu henkilö voi toimia toisena ylläpitäjänä.

Ryhmät

MyClubin ryhmiä on ylläpidettävä siten, että niitä on oikea määrä ja oikeanlaisessa rakenteessa yhdistyksen toimintaan nähden. Tapahtumat ja kurssit luodaan aina tietyn ryhmän alle. Rakenteessa on pyrittävä siihen, että kurssit ja tapahtumat sijaitsevat sopivassa ryhmässä niin, että niiden näkyvyys, ilmoittautuminen ja hallinnointi jakautuvat oikealle määrälle käyttäjiä.

Roolit

Clubmaster myöntää tai poistaa käyttäjillä rooleja ryhmissä sen mukaan, kuin ne ovat tarpeen esimerkiksi koulutuksen järjestämistä varten. Seuraavat roolit myönnetään säännönmukaisesti:

Roolit on muistettava poistaa sen jälkeen, kun käyttäjällä ei ole enää siihen perustetta tehtävänsä tai muun syyn takia.

Tapahtumat ja kurssit

Clubmaster luo sellaiset tapahtumat ja kurssit, jotka koskevat koko yhdistystä tai ovat muuten asetuksiltaan tai laajudeltaan jäsenistölle erityisen hankalia itse luotavaksi.

Lisäksi clubmaster luo sellaiset yksittäiset tapahtumat tai kurssit niiden käyttäjien puolesta, joilla ei ole sopivaa roolia kyseisessä ryhmässä ja joille ei yksittäisen tapahtuman vuoksi ole myöskään tarpeen tai perusteltua myöntää kyseistä oikeutta.

Helpdesk

Clubmaster avustaa ja ohjeistaa jäsenistöä MyClubiin liittyvissä kysymyksissä ja toiminnoissa.

Jäsentiedotevastaava

Jäsentiedote

Jäsentiedotteen laatiminen ja toimittaminen jäsenistölle on vastaavan pääasiallinen tehtävä.

Julkaisuaikataulu

Tiedotteen ilmestymisaikataulusta päättää yhdistyksen hallitus. Tavoitteena on, että tiedote ilmestyisi neljä kertaa vuodessa.

Tiedotteeseen sisällytettävät asiat

Tiedotteeseen tulevia asioita ovat esimerkiksi seuraavat:

Tiedotteen ilmestymisajasta kannattaa tiedottaa toimihenkilöitä hyvissä ajoin, jotta kaikki halukkaat saavat toimitettua asiansa tiedotteeseen määräaikaan mennessä.

Tiedotteen toimittaminen

Tiedote lähetetään jäsenistölle yhdistyksen yleisen sähköpostilistan kautta ja lisätään verkkosivuille jäsentiedotteiden osioon.

Tyyli

Tiedotteen tyyli ja ulkoasu on vapaasti kulloisenkin vastaavan päätettävissä. Vaikka luovuus ei ole kiellettyä, tiedotteen tulisi kuitenkin olla ulkoasultaan selkeä ja rakenteeltaan johdonmukainen.

Muut tiedotustehtävät

Jäsentiedotevastaavalle voidaan antaa myös muita tiedotukseen liittyviä tehtäviä tarpeen mukaan.

Jäsensihteeri

Jäsenrekisteri

Jäsensihteeri huolehtii yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpidosta ja ajantasaisuudesta. Jäsenrekisteri sijaitsevaa MyClubissa, jonne jäsensihteerillä on oltava riittävät oikeudet tehtävänsä suorittamiseksi.

Rekisteriin on lisättävä uudet jäsenet ja eronneet jäsenet on poistettava. Poistetut jäsenet säilyvät rekisterin arkistossa kolme kuukautta, jonka jälkeen tieto poistetaan kokonaan.

Jäsenyyttä hakevat

Jäsensihteeri vastaanottaa jäseniksi haluavien henkilöiden hakemuskaavakkeet ja toimittaa ne edelleen hallitukselle hyväksyttäviksi.

Jäsenmaksun maksamisesta saa tiedon rahastonhoitajalta. Hallituksen sihteeri toimittaa jäsensihteerille tiedon jäseniksi hyväksytyistä henkilöistä.

Aktiivisuuspisteet

Jäsensihteeri pitää yllä aktiivisuuspistelistausta. Pisteitä seurataan ja hallinoidaan yhdistyksen verkkosivuilla. Jäsensihteerillä pitää olla verkkosivuille riittävät oikeudet pisteiden hallinnoimista varten.

Rahastonhoitaja

Rahastonhoitajan tehtävänä on seurata yhdistyksen tuloja ja menoja.

Laskut ja laskutus

Rahastonhoitaja maksaa yhdistykselle tulleet, oikeaksi todetut laskut sekä muut odottavat maksut. Hän myös laskuttaa jäsenistöltä ja muilta tahoilta laskutettavaksi tulevat erät sekä pitää huolta siitä, että laskut ja muut erääntyvät maksut tulevat maksetuiksi.

Jäsenistöltä peritään maksuja esimerkiksi leireistä, hälytysliiveistä ja vuosikalentereista.

Jäsenmaksut

Rahastonhoitaja seuraa jäsenmaksujen maksutilannetta ja pitää kirjaa maksaneista jäsenistä. Hän huolehtii myös jäsenmaksun maksamisen muistuttamisesta riittävän ajoissa.

Rahastonhoitaja toimittaa hallitukselle listan niistä jäsenistä, jotka eivät eräpäivään mennessä ole suorittaneet jäsenmaksuaan. Lista tarvitaan eronneiden jäsenten vahvistamiseksi.

Talousarvio

Rahastonhoitaja laatii yhdistyksen talousarvion yhdessä hallituksen kanssa.

Kirjanpito ja tilinpäätös

Yhdistyksen tilinpäätös tehdään vuosittain ennen kevätkokousta. Tilinpäätös, hallituksen pöytäkirjat sekä muu tarvittava aineisto on toimitettava toiminnantarkastajille viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta. Kevätkokous on pidettävä ennen helmikuun loppua.

Tilinpäätös käsitellään kevätkokouksessa. Toiminnantarkastajat valitaan syyskokouksessa.

Kaikista yhdistyksen tekemistä hankinnoista on kirjattava päätös pöytäkirjaan. Kirjauksen on sisällettävä tieto siitä, mitä on tarkoitus hankkia ja millainen summa siihen varataan.

Rahastonhoitaja toimittaa tiliotteet sekä kuitit ja muut tositteet kirjanpitäjälle kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatimista varten. Tilinpäätöksen valmistuttua kirjanpito ja tilinpäätös, kuitit ja muut kirjanpidon tositteet, tiliotteet ja hallituksen pöytäkirjat toimitetaan toiminnantarkastajille.

Rahastonhoitaja voi toimia myös kirjanpitäjänä ja laatia tilinpäätöksen, mikäli kykenee siihen tietonsa, taitojensa ja käytettävissään olevien välineidensä puitteissa.

Rahastonhoitajan vastuulla on huolehtia yhdistyksen maksamien kilometrikorvausten ja päivärahojen asianmukaisesta ilmoittamisesta tulorekisteriin.

Rauniovastaava

Koejärjestelyt

Rauniovastaava vastaanottaa raunioita koskevat koeilmoittautumiset Pelastuskoiraliiton koeohjeiden mukaisesti. Hän huolehtii siitä, että kokeissa on kaikki niihin vaadittava materiaali ja koejärjestelyt ovat yleisestikin asianmukaisia.

Rauniovastaava ilmoittaa Pelastuskoiraliitolle vuoden alussa ja joka tapauksessa viimeistään kuukautta ennen kokeen pitämistä tulevista rauniokokeista. Lisäksi hän ilmoittaa pidettävistä kokeista viranomaisille.

Yksittäisen kokeen peruuttamisesta päättävät rauniovastaava ja vastuullinen testaaja yhdessä.

Rauniot

Rauniovastaava vastaa raunioiden kunnosta, turvallisuudesta, asianmukaisista järjestelyistä ja ylipäänsä kaikesta, mikä raunioihin liittyy.

Tarvittaessa voidaan järjestää rauniotalkoot.

Tarvittava tieto on välitettävä niille, joita se koskee. Tällaista tietoa voi esimerkiksi olla tieto raunioiden varauksista.

Väestönsuojelusijoitukset

Rauniovastaava ilmoittaa eteenpäin väestönsuojelusijoituksista (VSS).

Listaa tehdessä on muistettava, että monilla henkilöillä voi olla kriisinajan sijoituksia muualle, eikä heitä voi sijoittaa samanaikaisesti useampaan paikkaan. Tämä koskee myös asevelvollisuutta ja siihen liittyviä sodanajan sijoituksia.

Sodanajan sijoituksesta poikkeamiseen voi hakea päätöstä aluetoimistosta. Tässä yhteydessä voidaan – ja on syytäkin – tehdä yhteistyötä aluepelastuslaitoksen kanssa. Sodanajan sijoituksesta poikkeaminen vaatii perusteluja ja sen lopputulos riippuu myös siitä, mikä henkilön sijoitus on.

Osa henkilöistä voi olla sijoitettuna myös siviilitehtäviin ammattinsa perusteella. Tämä voi koskea erityisesti terveydenhuollon henkilöstöä ja huoltovarmuuden kannalta kriittisten yritysten keskeistä henkilöstöä.

Ilmoitettuja sijoituksia on kolme koiraryhmää. Näistä jokainen pitää sisällään kolme koirakkoa sekä ryhmänjohtajan. Kyseiset ryhmät ilmoitetaan aluepelastuslaitokselle vuoden alussa, yleensä tammikuussa. Järkevintä on ilmoittaa kaikki sijoituskelpoiset henkilöt, vaikka määrä ylittäisi edellä mainitun rajan.

Maastovastaava

Koejärjestelyt

Maastovastaava vastaanottaa maastokokeita koskevat koeilmoittautumiset Pelastuskoiraliiton koeohjeiden mukaisesti. Hän huolehtii yleisesti koejärjestelyjen asianmukaisuudesta.

Kaksi kertaa vuodessa maastovastaava kutsuu testaajat ja toimitsijat koolle sopimaan tulevista kokeista ja niihin liittyvistä koejärjestelyistä.

Yksittäisen kokeen peruuttamisesta päättävät maastovastaava ja vastuullinen testaaja yhdessä.

Maastotoimikunta

Maastovastaava toimii maastotoimikunnan puheenjohtajana ja kutsuu toimikunnan koolle tarvittaessa.

Toimikunnalle kuuluu muun muassa maastoalueita koskevien yhteystietojen ja käyttöoikeussopimusten päivittäminen ja ylläpitäminen sekä maastokoemerkkien ja heijastimien hankkiminen.

Sivis -opintokerhotoiminnan yhteyshenkilö

VSPK:n pienryhmät toimivat opintokerhomuotoisina. Tämän muodon johdosta valtionavulla järjestetään yhdistyksen jäsenille erikoiskoulutusta. Sivis-yhteyshenkilö toimii tämän asian koordinaattorina.

Tehtävät

Yhteyshenkilö laatii pienryhmäpalaverin jälkeen verkossa toimintaan liittyvät alkuilmoitukset.

Pienryhmäkauden jälkeen yhteyshenkilö kokoaa raportit pienryhmistä ja niiden toiminnasta. Raportin saa koottua MyClubissa. Saadut raportit toimitetaan Sivikselle kootusti.

Tehtäviinsä liittyen yhteyshenkilö pitää yhteyttä hallitukseen.

Hälytysryhmän vastaavat

Hälytysryhmän palaverit

Hälytysryhmän vastaavat järjestävät hälytysryhmän palaverit tavallisesti kaksi kertaa vuodessa. Kokouksiin kerätään asialistat etukäteen.

Hälytysryhmän vastaava toimii palaverin puheenjohtajana sekä pitää itse tai muutoin vastaa siitä, että palavereista pidetään muistiota.

Muut tehtävät

Petoryhmän vetäjä

????

Muut asiat